Dimmi come gestisci i tuoi documenti e ti dirò che azienda sei!!

Sebbene non sia facile organizzare una gestione elettronica dei documenti in un’azienda, questo permette però di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file più velocemente rispetto al metodo cartaceo.

Sicuramente questo sistema consente anche l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e garantisce una corretta amministrazione dei documenti, dalla loro produzione alla loro conservazione.

La gestione digitale dei documenti ha molteplici vantaggi, consente infatti di:

• ridurre i volumi di carta stampata rispettando l’ambiente;
• ridurre gli spazi di archiviazione cartacea;
• ridurre i costi di gestione e snellire i processi interni;
• rendere inalterabili i documenti;
• rendere riservate le informazioni;
• rendere disponibili i documenti in qualsiasi luogo uno si trovi attraverso una connessione ad Internet.

È altresì importante che l’organizzazione si doti di appositi sistemi di archiviazione documentale che permettano, nel minor tempo possibile, di recuperare quanto necessario e che lo stesso sistema sia in grado di dare all’utente un riscontro tempestivo delle scadenze.

Un software di gestione documentale è lo strumento che migliora la produttività di un’impresa, aumenta la qualità del lavoro e rende più fluido il passaggio di informazioni, favorendo una condivisione più immediata dei documenti con un conseguente risparmio di tempo.

Abbiamo creato un gestionale, fruibile da pc o da smatphone mediante una webapp, che consente di monitorare le scadenze in materia di sicurezza sul lavoro e igiene alimentare. La sua principale funzionalità è quella di generare un prospetto di tutte le scadenze e adempimenti necessari con la possibilità di filtrare per sede (in caso l’azienda avesse più sedi operative) per tipologia di documento (documento o attestato), per nominativo oppure ancora per la data di completamento/scadenza.

E’ possibile anche, attraverso un area download, scaricare qualsiasi tipo di documento messo a disposizione dall’azienda oppure tramite un area upload si possono caricare documenti o attestati che verranno inseriti all’interno della propria area riservata.

Si conclude con la parte delle “promo” ovvero dove è possibile trovare le promozioni in corso di validità.

 

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